Ideálním řešením, jak veřejnost upozornit na události, ke kterým došlo ve vaší společnosti, je uspořádat tiskovou konferenci pro novináře. Úspěšná tisková konference vyžaduje poměrně náročnou přípravu a dobrou organizaci. Jak uspořádat tiskovou konferenci na dosažení komunikačního cíle?
Co je na zorganizování tiskové konference třeba:
- medialist
- místnost na uspořádání
- materiály pro novináře
- technika – mikrofon
- občerstvení
Co si na tiskovou konferenci připravit
V první řadě si musíme promyslet hlavní téma a aktuálnost sdílené zprávy. Tisková konference uspořádaná k události, která se konala už před měsícem, nemá žádný účinek.
Zejména zástupci médií se v dnešní internetové době snaží své čtenáře bezprostředně informovat, zpráva z tiskové konference bývá často k dispozici na internetu ještě před ukončením tiskové konference.
Hlavním tématem je informace, o kterou se mohou novináři opřít, která je pro čtenáře zajímavá a poutavá a čtenáři přináší nová a důležitá fakta, která veřejnost ocení.
Jak pozvat novináře
Pokud již máte téma připravené, je na řadě organizační stránka. Zajistěte místo pro novináře z různých redakcí, které bude snadno dostupné. Tisková konference na periferii Prahy nebude mít tak velký efekt (pokud jde o účast novinářů) jako tisková konference konající se v blízkosti redakce.
Vyberte si cílová média, která budou mít zájem o zveřejnění informací z vaší tiskové konference. Medialist – tedy seznam kontaktů a médií – si připravte předem. Nejlepším řešením je telefonický kontakt s redakcí, během kterého požádáte o konkrétní kontakty na novináře, kterým můžete poslat pozvánku na tiskovou konferenci.
Pozvánka by měla obsahovat základní informace o datu a čase konání akce, místa konání a tématice. Přiložte kontaktní údaje na zástupce, který bude komunikovat s novináři.
Kdo povede tiskovou konferenci
Kromě hostů, kteří odpovídají na otázky novinářů, někdo musí tuto akci moderovat. Bude zodpovědný za uvítání novinářů a vhodné usměrňování konference.
Moderátor musí být pohotový, komunikativní a mít vynikající vyjadřovací schopnosti. Moderátor vede konferenci – dává novinářům prostor na otázky a hostům prostor na odpovědi.
Co by na tiskové konferenci nemělo chybět
Zejména podklady, které si novináři mohou vzít do redakce a se kterými mohou dále pracovat. V materiálech by měli novináři najít připravenou tiskovou zprávu a další doplňující informace – například statistiky nebo grafy, z nichž mohou zástupci médií vycházet.
Při organizování je také třeba myslet na prostor pro umístění televizních kamer štábu. Na tiskovou konferenci patří i malé občerstvení pro novináře.
Nejvhodnější čas
Obvykle každý den v 9:00 mají redakce poradu. Proto uspořádejte tiskovou konferenci v 10 nebo 11 hodin. Později už ne. Připravujete se o možnost zveřejnit vaši zprávu v ranním vydání novin následujícího dne.
