Není neobvyklé, že musíte obchodního partnera upomínat, aby zaplatil pohledávky. Tato situace může nastat u domácích i zahraničních partnerů. Zvláště u zahraničních partnerů je třeba psát upomínky správně a efektivně. Pokud nepomůže samotná domluva, nezbývá, než upomínku napsat emailem nebo zaslat poštou. Užitečné rady a pár vhodných anglických frází vám přinášíme v následujícím článku “Jak psát anglické upomínky”.
Úprava a forma vhodná na anglické upomínky
Při psaní upomínek zahraničním partnerům je velmi důležité dbát na správnou úpravu a formu, jakou jsou upomínky psané. Měli byste se zaměřit zvlášť na tyto body:
- obě adresy zarovnávejte vlevo, přičemž vaše adresa je nahoře,
- pod adresy uvedeme předmět: např. Subject: First reminder, Second reminder…
- datum zarovnáme vpravo, raději vypíšeme ve formálním tvaru: např. 4th April 2018
- oslovení musí ladit s pozdravem:
- pokud list adresujeme konkrétní osobě: Dear Mr./Mrs. / Ms. Brown – pozdrav: Yours Sincerely
- pokud adresujeme list firmě obecně: Dear Sirs – pozdrav: Yours Faithfull
- v emailu je lepší použít pozdrav “With best regards”
První upomínka
Buďte stále velmi zdvořilí, raději předpokládejte, že k nezaplacení došlo omylem.
We are writing to inform you that we have not received your payment of our invoice due 1st April 2018.
- Obracíme se na Vás, abychom Vás informovali, že jsme neregistrovali platbu naší faktury splatné 1. dubna 2018.
We believe you only omitted to forward the payment.
- Věříme, že jste jen zapomněli platbu realizovat.
Please give this matter your kind attention.
- Prosíme, věnujte této záležitosti pozornost.
If you have forwarded the payment, please ignore this letter.
- Pokud jste již zaplatili, neberte tento dopis na vědomí.
Druhá upomínka
Buďte stále zdvořilí, ale dejte jasně najevo, že peníze už mají být na vašem účtu.
We are writing to remind you we still have not received your payment due 1st March.
- Obracíme se na Vás, abychom Vás informovali, že jsme neregistrovali Vaši platbu splatnou 1. března.
Please solve this matter promptly. Please give this matter your attention.
- Prosíme Vás o rychlé řešení. Věnujte prosím záležitosti pozornost.
We believe you will keep up with your good payment history.
- Věříme, že si u nás udržíte svou dobrou platební historii.
We agree to extend your payment deadline to 10th March.
- Souhlasíme s prodloužením lhůty platby do 10. března.
Třetí upomínka
Ve třetí upomínce uveďte, jak budete jednat dále v případě, že nedojde k úhradě.
You keep ignoring our repeated reminders.
- Nadále ignorujete naše opakované upomínky.
We are still missing your payment and explanation after our repeated reminders.
- Stále jsme neregistrovali Vaši platbu ani vysvětlení po našich opakovaných upomínkách.
Your payment was due on 1st March 2010.
- Vaše platba byla splatná. 1. března.
The matter is now being deal with by our collections department / legal department.
- Záležitostí se nyní zabývá naše oddělení vymáhání pohledávek / právní oddělení.
Such dealing is damaging our business relationship.
- Takové jednání poškozuje naše obchodní vztahy.
We’d like to inform you this is our last reminder.
- Rádi bychom vás informovali, že tato upomínka je poslední.
If the payment is not Forwarded immediately, we will take legal action / sell your debt to a factor / suspend your deliveries / end our business relationship.
- Pokud nezaplatíte okamžitě, podnikneme právní kroky / prodáme vaši pohledávku / přerušíme dodávky / ukončíme naše obchodní vztahy.
